Vienas žmogus socialiniame tinkle skundėsi, kad su savo draugu matęsis kartą, kai dar buvo bedarbis, o vėliau susitikęs jau po metų, tai tas pats pastarojo draugas paklausęs ar jis vis dar bedarbis. Juk praėjo jau visi metai! Na, tam vienam žmogui socialiniame tinkle išties keista, kad galima visus metus išbūti bedarbiu, o jo draugui atrodė, jog jie matėsi seniai, gal prieš kokį mėnesį ar du…
Žmogus supranta abstrakčią sąvoką “metai” arba “milijonai metų”, kaip “daug” ir “neįsivaizduojamai daug”, bet jei pabandytumėm tą laiką suvokti naudojant prasmingus vaizdinius mums pavyktų pažvelgti į vos keletą praeities dienų, na gal būt 2 savaites ar 3, jei labai intensyviai pagalvotum. Daug lengviau būtų, jeigu per tą laiką nevyktų jokie išskirtiniai įvykiai – tiesiog rutina arba visos dienos kaip viena. Arba dejuojame “kokia ilga diena”, jeigu per ją nuveikiame daug dalykų.
Pamėginkime įsivaizduoti kas nutiktų, jeigu uždarbius žmonės gautų tik kas metus, kad bandomasis naujojo darbuotojo laikotarpis yra 3 metai. Atostogautumėm tada ~1 metus kas 11 metų…
– Tai jau mano 3’iosios atostogos! – giriasi vienas į penktą dešimtį įlipęs žmogus.
– Tau gerai… Mums tai leidžia tik 4 mėnesius vienu metu atostogauti. Ir tai, čia mano gal pirmos atostogos po 20 metų… – Skundžiasi antrasis.
Arba:
– Jis jau 3’ą darbovietę pakeitė! O jam dar tik 60!
Šiek tiek keista ir gal net juokinga, ar ne? Bet, štai pažiūrėkime į valdiškas įstaigas: šios planuoja biudžetus ir duoda visokias ataskaitas tik kas metus. Minimalus šių įstaigų įvertinimo periodas – metai. Arba 12 mėnesių, arba 52 savaitės, arba ~362 dienos. Valdžios įstaigos suplanuoja kiek išleis pinigų vieneriems metams (aš nežinau ar yra valstybinių įstaigų, kurios yra pelno o ne kaštų centrai), bet aš abejoju ar jos tiksliai žino ko joms reiks ir ką tiksliai pirks.
Girdėjau, kad valdiškose įstaigose visokie mokymai ir komandiruotės suaktyvėja jų finansinių metų pabaigoje. Šitaip jos stengiasi išleisti likutį, kad neliktų nei cento, nes viską kas lieka išbraukia iš kitų metų biudžeto. Koks normalus viršininkas norės kitais metais gauti mažiau pinigų? Tie mokymai ar komandiruotės nėra būtinos, pinigai leidžiami neefektyviai, bet juos būtina nors kažkaip išleisti, kad kitiems metams duotų tiek pat. O leidžia, priminsiu, mokesčių mokėtojų, tai yra mūsų, pinigus. Aš nesugalvoju nei vienos kitos logiškos analogijos, kur galima būtų pamatyti tokį fenomeną: aš išleisiu daugiau pinigų ir vien dėl to man duos jų daugiau. Na, nebent pasakose, kur pinigai auga ant medžių, arba užkasti auksiniai, vėliau atkasus pasidaugina. Aš kažkaip net nelabai suprantu, kaip galima galvoti, kad kas nors nesugebės išleisti jiems duodamų pinigų? Matyt tie žmonės, sugalvoję tą sistemą gyvena tokiame pasaulyje, kur niekas nemeluoja ir yra 100 procentų sąžiningi:
Na, gerai, galbūt tai buvo sugalvota tam, kad sutaupyti pinigų biudžetų administracijai, nes kuo dažniau reikia suplanuoti biudžetą, tuo daugiau reikia galvoti apie jį, tuo dažniau reikia daryti pakeitimus kažkokius, tuo daugiau laiko leisti pinigų planavimui, o ne tiesioginei veiklai. Bet aš kažkodėl noriu, kad valdiškos įstaigos galvotų apie tai kaip išleidžia mano pinigus. Noriu kad galvotų kas dieną, kaip efektyviau išnaudoti mano pinigus. Ir ne tik kad galvotų, bet kad taip ir darytų. Taip taip, įstaigos galvoja, kaip efektyviai iššvaistyti likusias biudžeto lėšas fiskalinių metų pabaigoje, bet man skaudu girdėti, kad mano pinigus švaisto. Aš jų neturiu tiek daug, kad man nerūpėtų (nors sako, kad tie, kurie turi pinigų daug daugiau negu aš, jais rūpinasi dar atsakingiau).
Vieni protingi verslo konsultantai kalba, jog informacija sprendimo priėmėją pasiekia tam tikrais laiko tarpais ir dar su vėlavimu (diskretizacija), o vadovai turi priimti sprendimus remdamiesi ta informacija. Pavyzdžiui generalinis kokios nors įmonės gaminančios ledus direktorius gauna ataskaitas apie jų produkcijos pardavimus tik kas mėnesį, jis mato, jog kovo mėnesį sekėsi nekaip (nes buvo šaltas mėnuo) ir jis paliepia žaliavų pirkimo skyriui sekančiam mėnesiui pirkti dvigubai mažiau. Balandį oras pasitaiso ir visus ledus išperka. Vadovas gauna ataskaitą: per balandį uždirbo tiek pat kiek kovą, nors tas buvo ir šiltesnis, nes žaliavų pirko tiek kiek jų buvo išnaudota kovą. Ką patarsite tokiam direktoriui? Paretinti ataskaitų gavimą? T.y. gauti jas tik kas metai ir žaliavas suplanuoti ateinantiems metams? Jei taip, tai jums metas mesti kompiuterio pelę ir rašiklį, imti į rankas kokį nors paprastesnį įrankį ir klausytis ką jums liepia daryti kiti.
Yra itin veiklių ir organizuotų žmonių, turinčių verslą, kuriems nerūpi jokios finansinės ataskaitos – jie viską turi savo galvose, tai žmonės orkestrai – jie žino koks jų pardavėjas kur dabar yra ir kaip sekasi derybose (dažniausiai dėl to, kad patys ir yra tais pardavėjais), kiek gavosi pelno iš paskutinio sandėrio, jis žino kiek ir ko jam reikėtų nusipirkti, kad pelnas gautųsi ir po sekančio sandėrio. Jis žino kada jam reikia ką parduoti, kad suspėtų gauti pelno, jie žino kiek tiksliai jų einamojoje sąskaitoje pinigų, kiek santaupų ir taip pat žino, kad ateinančios jų atostogos yra tartum miražas dykumoje. Paprastai tokie žmonės vadovauja savo pačių nedidelėms įmonėms ir darbuotojų, jei tokių būna, nedaug, dažniausiai šeimos nariai.
Didėjant organizacijai jos valdymas darosi vis sudėtingesniu. Visos valstybinės įstaigos yra sudėtingos organizacijos. Na nebent rastumėte kokią, kur dirba trys žmonės iš kurių du vadovai trečiam.
Vienam vadovui viską sužiūrėti sudėtingose sistemose nepasitelkiant jokių išvestinių matavimų neįmanoma. Tų išvestinių matavimų daugiausiai prigalvoję ekonomistai, visokių trumpinių kaip CAPEX, OPEX, EBITDA, ROI ir t.t. ir pan., o taip pat ir visokių normalių žodžių su kitokiom reikšmėm nei mes įpratę, kaip “securities” (“saugumai” tiesiogiai išvertus, o iš ekonominės kalbos išvertus: įvairūs daiktai, kurie gali būti bet kada parduoti finansinėse rinkose ir kurie garantuoja tų “saugumų” savininkui pajamas) ir t.t. Geras vadovas privalo suprasti ką reiškia tie išvestiniai skaičiai ir kokią reikšmę jie turi jo vadovaujamai įmonei. Geras vadovas taip pat turi būti tikras, jog tie išvestiniai skaičiai, tie duomenys pas jį pateks reguliariai ir kaip įmanoma greičiau po įvykdytų tranzakcijų, tam kad suprastų kokias pasekmes turėjo jo sprendimas. Geras vadovas, tai kaip lėktuvo pilotas, kuris gauna informacija iš įvairių prietaisų – įsivaizduokite kas būtų, jei aukščio matavimo prietaisas parodytų tikrą lėktuvo aukštį tik po 10 sekundžų, nuo realaus aukščio pasikeitimo, po 20, po 1 valandos… Nenorėčiau būti tokiame lėktuve.
Tad jeigu tas ledų įmonės vadovas sugebėtų informaciją surinkti kas dieną, jei sugebėtų lanksčiau valdyti tiekimo grandį, balandį jo ledų pardavimai būtų kur kas aukštesni nei kovą. Išvestinius skaičius apie įmonės veiklą vadovas turėtų gauti tokiu dažniu kaip ir gamybos ciklas (žaliavų pirkimas->gamyba->pardavimas). Visokie ekonominiai įrankiai turi padėti geram vadovui susigaudyti persidengiančiuose cikluose, turėtų padėti suprasti kur įmonė juda, ką daryti kad pinigų uždirbtų daugiau, kad gautus pinigus išleistų kuo efektyviau.
Metinės finansinės ataskaitos reikalingos, bet jos turi daugiau tik “refleksinę” reikšmę, t.y. rezultatų apibendrinimas, komercinėse įmonėse tai turi reikšmę formuojant viešuosius ryšius su akcininkais, reklama klientams, o valstybinėse tai turėtų būti ta pati viešųjų ryšių akcija valstybės piliečiams (analogija galėtų būti komercinės įmonės akcininkai). Analizuoti rezultatus, daryti sprendimus ir planuoti sekantį sprendimą reikia kas dieną. Išvestinių skaičių ataskaitos turi pasirodyti tokiu pat dažnumu kaip sprendimas->vykdymas->rezultatai ciklo dažnumas ir nevėluoti. Metinės ataskaitos turi padėti suprasti ar vykdoma MISIJA ar aiški VIZIJA ir ar laikomasi nusistatytų VERTYBIŲ (trys burtažodžiai, kuriuos ištarę įmonės darbuotojai žino ką daryti, kaip dirbti ir kaip pasiekti tikslą).
Žmogui neįmanoma padaryti kokybiškų sprendimų, apie prieš tai buvusių sprendimų rezultatus informaciją gavus tik po metų. Vieną kartą į metus padaryti sprendimai nėra sprendimai – tai demagogija ir nieko daugiau, nes tik visiškas melagis ir demagogas (arba išprotėjęs) gali tiksliai pasakyti ką tiksliai darė, su kuo kalbėjo, ką sakė ir kokius sprendimus priėmė, ir kokią tai įtaką turėjo tolimesnei įvykių raidai tą dieną, kuri buvo prieš metus, prieš pusmetį, prieš ketvirtį. Aš tikiu, kad galbūt yra valstybinių įstaigų, kurių vadovai sprendimus priiminėja ir tikrina jų rezultatus dažniau negu metai, bet kai ataskaitas pateikti privaloma tik kartą į metus, tai tikriausiai ne visi ir stengiasi dirbti visus metus. Galų gale mes juk negyvename pasaulyje, kur niekas net nežino ką reiškia sąvoka “melas”.
Atn.: Išvada: matuoti savo rezultatus ir daryti korekcijas reikia dažniau. Daug dažniau. Bent jau kartą į mėnesį.
ir kokia išvada?
Tiksliai… Kažkaip be išvados gavosi. Išvada: matuoti savo rezultatus ir daryti korekcijas reikia dažniau. Daug dažniau. Bent jau kartą į mėnesį.
Pritarčiau gerbiamam Skirmantui, Jūsų pasiūlytas variantas atrodo efektyvesnis.
Man tik įdomu ar valstybinėse įstaigose projektai nėra ten tokie labai dideli ir tęstiniai, kur įgyvendinimas trunka >metus, o apčiuopiamų (ne)rezultatų sisteminimas irgi bbž kiek. Tai tuomet reiktų atlikti auditą proceso? Jei taip, kaip tai reiktų pamatuot?
Ir įdomu ar proceso audito kaštai nebūtų pernelyg dideli, jei auditą atlikt reiktų kokio žiauriai didelio projekto, kaip kad AE? Ir kvestionavimas proceso jam vykstant, nebūtų proceso stabdymas koks nors?
Procesas ir projektas yra kiek skirtingi dalykai. Projektas yra vienkartinė veiksmų seka, tad matuojamas įvykdytais etapais (kurie, savo ruožtu, turi garantuoti, kad projektas bus padarytas laiku, numatyta apimtim ir už numatytus kaštus). Tuo tarpu procesai matuojami statistiškai, t.y., pagal per tą pačią seką veiksmų perėjusių produktų rezultatus. Atitinkamai skiriasi ir priėjimas: projektų atveju -- pagal tikslų įvykdymą, o procesų -- pagal rodiklius.
Aišku, kur yra projektinė aplinka, tai gaunam N vienu metų vykdomų projektų, kurių etapai eina per visokius procesus, tai tada turim išvis dvimačius matavimus -- projektams vienus, o procesams -- kitus. Ir tada paprastai kyla dilema, kurią paradigmą (procesinę ar projektinę) naudoti, o kartais tai nuveda į labai kebliai valdomas matricines schemas.
O rezultatų tikrinimas pagal auditą -- labai prastas dalykas. Auditas turi būti skirtas atitikčiai, o ne rezultatams gauti.
Sudėtingiems projektams reikia gero projektų vadovo, kuris mokėtų gerai vykdyti projektą. Teorijos kaip gerai vykdyti projektą tiek daug, kad net neduosiu nuorodos, bet iš principo visi sudėtingesni projektai vykdomi nusistatant tarpinius tikslus ir nuolat tikrinant statusą, nuolat vykdant matavimus, nuolat darant sprendimus, korekcijas plane. Čia tik miegančiam kareiviui tarnyba eina. Projektai patys nesidaro.
Kompetetingas auditas pirmiausiai turi įvertinti projekto dokumentaciją, patikrinti kaip atliekami nustatyti matavimai, ar sprendimai daromi remiantis matavimams, ar matavimai kokybiški ir dar daug ką jie daro, tame tarpe tikrina ar projekto eiga atitinka dokumentaciją. Auditas savaime nėra vertybė. Projekto dokumentaciją turėtų patvirtinti tie, kam labiausiai skaudės dėl projekto rezultatų ir tie, kas yra projekto rezultatų gavėjai. Jei tam, kam turi skaudėti, skauda per mažai -- bėda. Reikia padaryti taip, kad pakankamai skaudėtų.
Jeigu didžiuliame projekte apribojimu tampa audito kaštai, tai reikia keisti projektų vadovą. Meta-informacijos neturi būti daugiau negu informacijos. Žinoma, galima taip padaryti bet prasmės tai daryti nėra. Tiesa, prasmė atsiranda kai į lygtį įmaišoma korupcija, ta ragana su kirmėlėtais nagais viską taip iškreipia, kad net auditų kaštai tampa brangesniais nei patys projektai.
aha, dabar aiškiau. Dėkui!
su tais planais tai ten kažkaip yra taip, kad jei suplanuosi per mažai, o reikės daugiau -- bus blogai. Jei suplanuosi per mažai, kitais metais gausi dar mažiau. Negaliu patvirtinti, bet tą paskutinį tai lyg ir tikrai girdėjau.
o dėl “Tie mokymai ar komandiruotės nėra būtinos, pinigai leidžiami neefektyviai” -- o ką jau ne viešajame sektoriuje organizuojami team buildingai, mokymai, visokie priedai metų gale, koks nors užsiėmimas kas savaitę, dalinis lankymosi pas gydytojus apmokėjimas versle jau galimas, o vat viešajam negalima? Kodėl versle tų “linksmybių” niekas neprisimena, o vat jau viešajam jei ką į tris metus išleidžia mokymų tai jau skandalas ir netikslingas lėšų naudojimas? Beje, kadangi teko pabuvote keliuose mokymuose už valstybinius ar ES pinigus, tai galiu pasakyti, kad būtent tas verslas, kuris rengia tuos mokymus yra šūdinai pasiruošęs…
Kiek suprantu, ponas Skirmantas turėjo omeny tuos mokymus ir komandiruotes, kur ne mokymui ir darbams, o tam, kad atlikusius pinigus įsisavint.
O dėl to planavimo/biudžetavimo, kai neduok die, jei per mažai priplanuosi ar sutaupysi -- tai ir yra, kai skaičiai surenkami tik metų gale. Pats tas mechanizmas, kai už taupymą įstaigos baudžiamos, o išlaidauti skatinamos.
Bet tai atskiras reikalas, kuris šiaip jau turi ne visai tiesioginį ryšį su rodikliais, o sprendimai tos biudžetų problemos nėra labai jau trivialūs. Ir problema su nenormaliais biudžetais ne tik valdiškose įstaigose būna -- versle tai irgi pasitaiko, ir visiškai analogiškais pavidalais.
egzektly
Aš gink-die nepeikiu paties fakto, kad valstybinių įmonių darbuotojams reikalingi mokymai. Gerai kad jie bent metų gale vyksta. Bet jei tai tampa tiesiog dingstimi išleisti pinigus, jeigu neplanuojama kaip tas žinias panaudoti, tai tiesiog neefektyvu.
Mokymai ir komandiruotės turi vykti ne dėl mokymų ir komandiruočių, o tam kad efektyvinti veiklą. Kai mokymus ir komandiruotes planuoja tik pagal tai kiek reikia išleisti pinigų, tai kažkaip tas veiklos efektyvinimas pasidaro tarsi šalutiniu efektu ir dar gerai, jei pasireiškia…
Aš seniai jau laikau mintį galvoje, kad valstybinės įstaigos gali dirbti gerai, tik jeigu jos veiktų kaip privatus verslas. T.y. nuo įstaigos rezultatų priklausytų ir jos visų darbuotojų finansiniai vaisiai. Dabar ten nėra jokios motyvacijos daryti ką nors gerai: darai gerai -- gausi 2500Lt, darai blogai -- gausi 2500. Išeisi 19val -- gausi 2500Lt, išeisi 16:59 -- gausi 2500Lt. Žmonių atleist beveik neįmanoma, visi jaučiasi saugūs ir visiem giliai tas pats, visi žino, kad karjeros laiptais nepakils, o jei ir pakils, tai žino, kad tas įvyks lygiai po 6 metų ir 3 mėnesių, kai turės reikiamą stažą.
Jeigu veiktų kaip privatus verslas, manau ir tavo išdėstyti dalykai susitvarkytų, visi būtų suinteresuoti domėtis dažniau, kaip jiem sekasi ir ką galima padaryti geriau 🙂
” Išvada: matuoti savo rezultatus ir daryti korekcijas reikia dažniau. Daug dažniau. Bent jau kartą į mėnesį.”
…šiaip tai reiktų diegti tik tas sistemas, kurios veikia realiaus laiko režime…
Ne visai taip. Realaus laiko sistema rodo realią momentinę situaciją, tačiau valdomumo požiūriu reikalingas ne tik apibendrinimas, žiūrint iš viršaus, bet ir apibendrinimas, žiūrint tam tikrame laike. To matavimo periodo trukmės prasmingumas siejasi su teikiamos paslaugos, produkto ar šiaip veiklos ciklo trukme.
-- Žinoma kiekvienas procesas vyksta realiame laike.
-- Ir realaus laiko sistema rodo realų procesą (ne tik momentinę situaciją)(nors šiaip tik realaus laiko sistemos momentas rodo realią momentinę situaciją).
-- Valdomumo procesas vėlgi gali vykti tik realiu laiku (sąlyginis nevaldomumas vyksta tik tada kai yra daromos pertraukos tame procese)
-- Periodų prasmingumai irgi gali būti skirtingi. Viena kai tas prasmingumas modeliuojamas tarpsisteminiame lygyje (konkurencinė kova tarp ekonominių dalyvių/sistemų/) ir visai kitas kai tai vyksta vidusisteminiame lygyje (triušio ląstelių sąveikavimas).
Vat, triušis geba savo fiziologiją vykdyti nepertraukiamo ciklo procesu. O ekonominė mintis kol kas gyvuoja primityve (kaip trumpinti pertraukiamo proceso pertraukas) ir visai negalvojama kaip atrodo ekonominiame lygmenyje maksimumas t.y. nepertraukiamas procesas…
Man rodos, tamsta ieškote prieštaravimų ten, kur jų nėra 😀
Protinga -- kai rodosi -- šypsotis…:)
“aš nežinau ar yra valstybinių įstaigų, kurios yra pelno o ne kaštų centrai”.
Yra, ir dar šį rudenį girdėjau radiją šnekant apie planus uždirbti kiek tai ten tų “melionų” valstybinėse įstaigose. Pvz. geležinkeliai.
Išties, tą rašydamas galvojau gal labiau apie valdžios įstaigas, nei apie įmones.
Ūkio ministerijoje reikia pažiūrėti -- ten turėtumėm rasti visas valstybines įmones, kurios dirba pelningai 😉